Quais seriam os primeiros passos dentro do TaskHub?
Configurações
A primeira aba que devemos acessar para começar a usar o TaskHub é a aba de “Configurações”, nessa aba é que serão feitas as primeiras configurações para utilizarmos de fato o módulo TaskHub.
Ali você terá disponível algumas configurações, nas quais estão agrupadas pelos segmentos de:
Departamentos: Essa opção permite que sejam feitas as configurações da sua equipe. Nela temos como opção os Departamentos Padrão, destinados a quem deseja utilizar um dos departamentos criados pelo próprio sistema, e temos a função Meus Departamentos, que permite usar os departamentos criados pela contabilidade.
Nele também irão conter os campos de:
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Nome de departamento
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Cor do departamento
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Gestor
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Todos os usuários (se refere a todos os usuários cadastrados na aba “Equipe”)
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Membros de (mostra todos os membros presentes no departamento selecionado)
Responsáveis dos Clientes
Já na aba de “Responsáveis dos Clientes” contaremos com as funções:
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Meus departamentos: informa os departamentos disponíveis.
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Departamento selecionado: informa o departamento selecionado.
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Escolha o responsável: possibilita escolher o responsável vinculado ao departamento selecionado.
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Todos os clientes: essa opção possui 2 filtros:
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Filtre pelo regime: busca por regime selecionado.
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Pesquise clientes: pesquisa diretamente pelo nome do cliente desejado.
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Clientes de: filtra clientes de um determinado responsável. Por exemplo: se na opção “Escolha o responsável” for selecionado o colaborador Douglas, essa opção aparecerá como “Clientes de Douglas”.
Abaixo dessas opções estão os botões:
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Adicionar todos: ação coletiva para adicionar todos os clientes ao colaborador designado.
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Adicionar ao responsável: permite atribuir apenas o cliente selecionado ao responsável.
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Remover do responsável: remove apenas o cliente selecionado do responsável.
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Remover todos: remove todos os clientes daquele responsável.
Formulários de Solicitação
Temos também a aba de “Formulários de Solicitação”, onde é possível criar formulários com campos personalizados (vale lembrar que as informações sobre CPF e Descrição são obrigatórias), para coletar dados necessários em diversas atividades do dia a dia da empresa.
(Espaço para imagem)
Para criar um processo corretamente, siga o passo a passo:
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Clique em “Novo formulário”.
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Após essa ação, serão exibidas as opções:
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Título do formulário: inserir o título.
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Campos do formulário: visualizar e ordenar os campos.
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Visualização do formulário: visualizar o formulário pronto em sua forma final.
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Você poderá encaminhar o Link do formulário para seu cliente selecionando a seguinte opção:
O link será copiado para a sua área de transferência e você poderá enviar para o WhatsApp do seu cliente, ele poderá acessar o link e irá selecionar o formulário que você deseja que ele preencha:
Todo formulário preenchido abrirá uma solicitação no campo ordem de serviço que você poderá selecionar no painel superior
Ao clicar na ordem de serviço em questão você terá uma visualização sobre as informações que seu cliente preencheu
Histórico de ações
Por último, temos a aba de “Histórico de Ações”, que serve para acessar o histórico de ações da sua equipe, mostrando atividades relacionadas a Processos, Tarefas, Modelos e Configurações.
Vale ressaltar: são exibidas sempre tarefas manuais. Tarefas automáticas, como guias enviadas pelo MonitorHub em tarefas configuradas para envio automático, não aparecerão, pois o histórico é voltado apenas às ações realizadas manualmente pela equipe, como excluir um processo ou criar um modelo.
