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FAQ Certificado Digital e HUBSTROM

1. O certificado digital do cliente pode estar em um CNPJ/CPF divergente ao cadastro?
▸ Não, se o certificado digital do cliente estiver em um CNPJ/CPF divergente, irá trazer a mensagem de certificado digital inválido.

2. Qual a diferença entre ‘certificado digital inválido’ e ‘inválido’?
▸ Certificado digital inválido significa que foi cadastrado um certificado com CNPJ divergente; apenas “inválido” significa que o contador precisa acessar o portal do e-CAC com o certificado do cliente para analisar.

3. O certificado digital do contador e do cliente interrompem os processamentos no dia que vence ou alguns dias antes?
▸ No dia que vence, se na data de busca o certificado digital usado para as buscas estiver em dia, a busca será feita normalmente.

4. A contabilidade pode usar o certificado próprio para os clientes?
▸ Sim, caso a procuração esteja ativa no nome da contabilidade, poderá ser usado o certificado digital da própria contabilidade. Não deve ser anexado ao cliente; basta deixá-lo sem certificado anexado que a ferramenta entenderá que as buscas devem ser feitas por procuração.

5. É possível incluir mais de um certificado digital por conta no HUBSTROM?
▸ Não, até o presente momento é possível somente o uso de 1 certificado digital por cliente do sistema.

6. Como incluir um certificado digital na plataforma?
▸ Passo a passo:

1. Abra o certificado digital com duplo clique.

2. Selecione usuário atual e clique em avançar.

3. Marque as opções: “Incluir todas as propriedades estendidas” e “Marcar esta chave como exportável…”.

4. Preencha a senha do certificado.

5. Clique em avançar até o botão concluir.

6. Para verificar, abra o Windows → Opções de Internet → Conteúdo → Certificados; se tudo estiver correto, o certificado estará instalado.

7. Como associar novos clientes à plataforma?
▸ Vá em Clientes → Adicionar um cliente, preencha os campos corretamente e clique em Salvar novo cliente.
▸ Atenção: A função de adicionar clientes também está presente nos principais módulos de monitoramento.

8. Consigo configurar datas de agendamento automático diferentes para um mesmo processo?
▸ Não, não é possível configurar datas diferentes para os mesmos processos. A busca pode ser realizada manualmente, mas os agendamentos automáticos seguem a ordem de processos para maior eficiência.

9. Consigo separar os envios de diferentes guias por WhatsApp ou e-mail?
▸ Sim, apenas através do envio manual. No ConnectHub, é possível filtrar o envio por e-mail ou WhatsApp. No MonitorHub, os envios automáticos são enviados para todos os contatos cadastrados, sem possibilidade de direcionamento.

10. Consigo cadastrar um e-mail de disparo por departamento?
▸ Não, os envios devem ser centralizados através de um e-mail de disparo único.

11. Consigo enviar guias e documentos automaticamente para grupos de WhatsApp?
▸ Não, os envios pelo WhatsApp são feitos separadamente para até 3 números diferentes por cliente.

12. No recurso "Enviar Até a Leitura da Guia", após o vencimento da guia, o sistema interrompe o envio?
▸ Sim, os envios são interrompidos se a guia for visualizada ou estiver vencida.

13. Se o certificado digital de um cliente estiver vencido ou inválido, o sistema passa a realizar a busca por procuração automaticamente?
▸ Não, é preciso retirar o certificado cadastrado para retomar as buscas via procuração.

14. Se o certificado da contabilidade ou uma procuração vencer, o sistema atualiza automaticamente?
▸ Não, é necessário inserir novamente o certificado ou a procuração no sistema.

15. O certificado digital da contabilidade com procurações pode estar em um CNPJ/CPF diferente?
▸ Sim, não precisa ser o CNPJ/CPF correspondente ao cadastro no HUBSTROM. O importante é que seja A1, nos formatos .pfx ou .p12.

16. Posso inserir mais de um certificado digital com procurações dos clientes?
▸ Não, a plataforma permite apenas um certificado para buscas via procuração. Para demais buscas, é possível cadastrar os certificados dos próprios clientes.

17. Como fazer o monitoramento fiscal do cliente via procuração?
▸ O certificado cadastrado como procurador deve ter a procuração vinculada ao cliente. Mantenha o cadastro do cliente com status "Não Integrado"; a busca será feita automaticamente via procuração.

18. Consigo saber se meu cliente está sem procuração?
▸ Sim, o sistema exibirá "Sem Procuração" ao tentar realizar a primeira busca se o cliente não estiver vinculado ao certificado da contabilidade e não possuir procuração.

19. O que significa "Certificado Inválido"?
▸ Motivos:

• Nível de segurança GOV prata ou bronze.

• Bloqueio do certificado no e-CAC.

• Pertence a outro CNPJ/CPF.

• Formato incompatível (deve ser A1, .pfx ou .p12).

20. Posso usar o certificado da Matriz para buscar guias da Filial?
▸ Não. Cada CNPJ precisa ter seu próprio certificado. Caso não possua, a busca pode ser feita via procuração.

21. Consigo filtrar a visualização das empresas por colaborador?
▸ Não, não é possível separar grupos de empresas por usuário. É possível controlar permissões e acompanhar ações em Equipe → Histórico de ações.

22. Após quantos dias de inadimplência o sistema fica bloqueado?
▸ O sistema bloqueia após 3 dias do vencimento do boleto, impedindo buscas e envios nas datas de agendamento.

23. Como acessar as NFs do meu plano com HUBSTROM?
▸ As notas fiscais são enviadas por e-mail em até 7 dias após o pagamento, para o e-mail financeiro cadastrado. Para alterar, contate a equipe de Suporte.

24. Quantos recálculos consigo fazer pelo HUBSTROM?
▸ Até 3 recálculos de guias por mês, por cliente: 1 automático pelo sistema e 2 manuais. A opção "verificar pagamento" também conta como recálculo.

25. Qual o primeiro passo ao utilizar as soluções do HUBSTROM?
▸ Cadastre Configurações Iniciais, Clientes, Configurações e Equipe. Depois, será possível iniciar monitoramentos e processos dos clientes.

26. Ao baixar guias em lote, é possível filtrar por tipo de documento?
▸ Não, todos os documentos dos clientes selecionados são organizados em pastas por período. Não é possível filtrar por tipo.

27. Consigo vincular empresas do mesmo grupo para enviar em um único e-mail/WhatsApp?
▸ Não. É possível cadastrar os mesmos contatos e usar o campo "Nome do contato" para identificar a empresa na mensagem.

28. Caso realize busca manual antes da data de agendamento, o sistema buscará na data automática?
▸ Não, se houver comando manual antes da data, o sistema não realizará a busca automática.