MonitorHub - FAQ
1) MonitorHub – Geral
1. O recibo das guias DCTFWeb sem movimento é enviado automaticamente ao cliente?
▸ Não. O sistema busca os recibos, mas não envia automaticamente. Você pode baixar e encaminhar pelo ConnectHub.
2. Posso baixar o Checkup360 em PDF?
▸ Não. O Checkup360 é interativo, atualizado em tempo real e compartilhado por link.
3. É possível não enviar determinadas CNDs aos clientes?
▸ Não. Ao ativar o envio, todos os documentos buscados são enviados. Para não enviar, cancele a busca e parametrize apenas CND Federal e CNDT.
4. Como configuro os agendamentos de CNDs e Relatórios de Situação Fiscal?
▸Para isso basta ir nas Configurações, depois encontrar a opção de Agendamento automático e em seguida parametrizar as CNDs e Relatório Fiscal.
5. Como funcionam as buscas das Caixas Postais?
▸ As buscas ocorrem diariamente, inclusive fins de semana e feriados.
6. O que significa a situação “Erro no e-CAC” na busca das guias?
▸ O portal do e-CAC apresentou erro no momento da tentativa. A busca será repetida automaticamente até concluir.
7. Consigo atualizar manualmente Certidões e Relatórios?
▸ Sim. Use o botão de ações para executar a atualização manual.
8. Meu cliente teve um parcelamento rescindido e no sistema a situação consta como "Encerrados". Quando eu fizer um novo parcelamento, o sistema reconhece automaticamente?
▸ Não. É necessário cadastrar o novo parcelamento manualmente em: MonitorHub > Parcelamentos > selecionar cliente > "Ações" > "Editar parâmetros" > selecionar novo parcelamento.
9. Como posso informar o faturamento do Parcelamento da PGFN depois de associar meu cliente ao monitoramento?
▸Acesse MonitorHub > Parcelamentos > PGFN > selecionar cliente > "Ações Adicionais" (ícone de três pontos) > "Editar parâmetros" > informar faturamento. O valor deve ser digitado manualmente (não pode ser copiado e colado).
10. Em quais processos da HUBSTROM consigo monitorar clientes CPF?
▸Caixas Postais, Certidões e Relatórios, Parcelamentos da PGFN, DCTFWeb para produtores rurais.
11. O que significa a situação "Não Verificado"?
▸Indica que a empresa foi recém-adicionada ou teve parâmetros editados e ainda não houve verificação fiscal. Os processos automáticos ocorrerão conforme agendamento mensal ou comando manual.
12. O que significa a situação "Processando"?
▸Indica que a plataforma está acessando órgãos governamentais (como e-CAC, Sispar, PGDAS-D 2018) para emissão e envio de guias.
13. Os processos de busca automática dos meus clientes ocorrem quantas vezes ao mês?
▸ As emissões e envios de guias ocorrem uma vez ao mês. Porém os processos homologados pela SERPRO, contam com alguns eventos em tempo real, um deles é a procura de comprovantes diariamente.
14. Existe um custo adicional por colaborador adicionado na Equipe?
▸ Não, porém o plano Professional conta com até 30 colaboradores, já o plano Enterprise não há limite para cadastro de novos colaboradores.
15. Consigo realizar o processo de transmissão e apuração pela ferramenta?
▸ Sim, pela Hubstrom é totalmente possível realizar a transmissão, porém no momento somente da DCTFWeb, para que a transmissão ocorra normalmente é necessário que os valores já tenham sido devidamente apurados e declarados.
16. Consigo monitorar os pagamentos das guias dos meus clientes?
▸ É possível verificar se as guias de DAS do Simples foram pagas, clicando em "Atualizar guias" e em seguida em "Apenas verificar pagamentos", caso o cliente tenha pago a guia gerada pelo sistema, a SERPRO disponibiliza da busca de comprovantes uma vez ao dia, na qual caso encontre um comprovante do PGDAS, o status será alterado para pago e o comprovante estará disponível para visualização. Algo similar ocorre na DCTFWeb, onde basta clicar em "Atualizar guias" ou aguardar o período de buscas diárias pelos comprovantes, pois assim ira retornar o status de pagamento da DARF caso a mesma se encontre paga. Nas demais guias, como os Parcelamentos e a DAS do MEI, as informações de pagamento são geradas a partir das buscas mensais e recálculos.
2) Situação dos Clientes (visão geral do painel)
1. O que significa “Não Verificado”?
▸ Cliente recém-adicionado ou com parâmetros editados e ainda sem verificação fiscal, nesse caso a primeira busca terá que ser feita manualmente.
2. O que significa “Processando”?
▸ A plataforma está acessando órgãos (e-CAC, Sispar, PGDAS-D 2018 etc.) para emitir/atualizar e enviar guias.
3. Quantas vezes por mês ocorrem as buscas automáticas?
▸ Apenas uma vez ao mês, conforme a data definida, as demais deverão ser manualmente.
4. Existe custo adicional por colaborador na equipe?
▸ Não. Porém existe limitações por plano, professional com um máximo de 30 e enterprise sendo perfis ilimitados.
5. O que significam os status da aba “Clientes monitorados”?
▸ Total: total de clientes associados ao módulo.
▸ Em dia: clientes em dia na data da busca.
▸ Processando: processamento de buscas ainda em execução.
▸ Atenção: há alguma pendência que requer análise.
6. Quando o cliente está pausado, as buscas automáticas ocorrem?
▸ Não. Cliente pausado não é buscado pela data de agendamento.
3) Envio, Rastreamento e Confirmação
1. Como saber se meu envio foi realizado?
▸ No cliente, ao lado da razão social, verifique os ícones de envio e rastreio: vermelho = não enviado; verde = enviado.
2. Posso visualizar meus envios?
▸ Sim. Clique na lupa “Ver histórico de envio” para ver: data/hora do envio, visualização e itens não enviados (com motivo).
3. Como é feita a confirmação de visualização das guias?
▸ As guias são enviadas via link; ao abrir, o sistema registra a visualização.
4. Há um painel rápido para saber o que não foi enviado?
▸ Sim. Há um informativo no topo com contagem de envios/baixadas e o “Filtro de envios” (enviada, não enviada, todos).
5. O rastreio de envio funciona para envios via anexo?
▸ Sim, porém a confirmação de leitura esta limitada somente aos envios por link.
4) Simples Nacional | MEI
1. Quantas guias são trazidas em cada busca?
▸ A guia do mês atual e os 2 últimos períodos.
2. Quais documentos são trazidos no DAS do Simples?
▸ Guia (PGDAS), Recibo e Declaração.
3. Na opção “Buscar apenas último período”, qual período é considerado?
▸ Apenas o último período retroativo, ou seja se estamos no mês 11, serão buscadas as guias do mês 10, para buscar o mês 11 com essa opção ativa, seria necessário aguardar até o dia 01/12.
4. Após “erro e-CAC”, quando devo me preocupar?
▸ Imediatamente. Em processos homologados o erro não deveria ocorrer; acione o time de suporte técnico.
5. Como escolher o período das buscas?
▸ No cliente > opções adicionais (três pontos) > defina “apenas último período” ou “3 últimos períodos”.
▸ PGMEI: buscar obrigatoriamente os 3 últimos períodos.
6. Quais são os possíveis status de clientes?
▸ Em dia: sem débitos; o HubStrom não emite DAS em dia.
▸ Sem movimentação: sem movimento no período.
▸ Pendências: algo pendente (ex.: guia não paga) na data da busca.
▸ Não optante: cliente fora do regime.
▸ Sem procuração: procuração inativa/ausente.
▸ Certificado inválido: certificado com problema/expirado.
7. Consigo fazer buscas somente com procuração?
▸ Sim, desde que a procuração esteja ativa no certificado da contabilidade.
8. Para buscas com certificado digital, pode ser o da contabilidade?
▸ Não. Para certificado, use sempre o do cliente. Com procuração ativa no certificado da contabilidade, não precisa integrar o certificado do cliente.
9. Como associar um cliente ao monitoramento do Simples/MEI?
▸ Use Associar clientes no módulo (não basta estar em “Meus clientes”).
10. O HubStrom monitora aviso de exclusão do Simples?
▸ Sim. Pelo filtro sublimite (alerta por faturamento próximo ao limite) e pela Caixa Postal (termo de exclusão).
11. Vencimento no domingo (ex.: dia 20 no PGDAS): o sistema ajusta?
▸ Sim. Ajusta automaticamente para o próximo dia útil.
12. Mudei o parâmetro de “último período” para “3 períodos” e rodei recálculo. Vai buscar o que faltou?
▸ Sim. Após o recálculo, as guias pendentes dos 3 períodos serão trazidas.
13. Quais os períodos de busca no PGDAS e como funcionam?
▸ Último período (1 retroativo) ou 3 últimos períodos (período atual + 2 anteriores).
14. Preciso de certificado/procuração para buscar o PGMEI?
▸ Não. A busca é realizada automaticamente.
15. Nós trazemos o PGDAS após declarado?
▸ PGDAS tem que estar transmitido, somente após a transmissão que nossa ferramenta consegue trazer as guias.
16. Em PGDAS, ao habilitar exigibilidade suspensa será trazida a guia de parcelamento em PGDAS?
▸ Não, parater acesso aos parcelamentos do Simples Nacional, é necessário utilizar a aba de Parcelamentos.
17. O sistema trás o extrato do PGDAS?
▸ Não, atualmente o sistema não trás as informações sobre o extrato.
18. No monitoramento de PGDAS, trazemos a informação quando o cliente esta próximo de exceder o faturamento do Simples Nacional?
▸ Sim, trazemos separadas em quatro formas, RBT12, RBA, RBAA e RPA. Se ainda estiver dentro do enquadramento a informação estará com a cor verde, próximo do vencimento estará amarela e excedido vermelho.
19. Se eu transmitir meu PGDAS hoje, quanto tempo devo esperar até que a HubStrom possa trazer a guia?
▸ É recomendado aguardar o prazo de 24h.
20. É possível programar o agendamento automático para o dia 20 em PGDAS?
▸ Sim é possível, porém não é recomendado devido a alta demanda ou o acontecimento de algum imprevisto.
21. A busca automática por comprovantes em PGDAS consomem recálculos do sistema?
▸ Sim, caso o sistema encontre comprovantes, será consumida uma atualização (recalculo).
22. É possível enviar a situação do faturamento junto ao PGDAS?
▸ Não, no momento somente é enviado a guia e as declarações.
5) Parcelamentos – Visão Geral
1. O que posso monitorar na aba “Parcelamentos”?
▸ Simples Nacional, PGFN, Receita Federal e Especiais. Busca mensal no período agendado e envio automático conforme preferência.
2. Existem limites de recálculo?
▸ Sim. 1 cálculo automático (na data agendada) e 4 recálculos manuais por cliente/mês no plano Professional e 10 no plano Enterprise.
3. Se o cliente entrou no parcelamento neste mês, a primeira guia vem agora?
▸ Não. A primeira precisa ser paga para consolidar o parcelamento; a plataforma traz a partir da segunda.
4. Consigo rastrear o envio das guias?
▸ Sim. Em Rastreio de envio você vê canal (e-mail/telefone), data de entrega e visualização.
5. Posso exportar planilha dos clientes?
▸ Sim. Use Exportar planilha.
6. Adicionei o cliente na base, mas não apareceu em Parcelamentos. Por quê?
▸ É preciso associá-lo ao módulo via “Associar clientes”.
7. Se eu excluir e reassociar, mantenho o histórico?
▸ Não. Por LGPD, o histórico não é mantido após exclusão.
8. Requisitos para buscar parcelamentos?
▸ Certificado do cliente ou procuração ativa.
▸ PGFN: requer apenas o código do parcelamento.
5.1) Parcelamento – Simples Nacional
1. Posso enviar guias de períodos anteriores além do atual?
▸ São trazidas a do mês atual e a do último período (até 60 dias).
2. Além da guia, vem mais algum documento?
▸ Não. Apenas a guia. Se houver > 6 pendências, a RFB não emite novas guias e a plataforma não envia.
3. O que significa “Homologado pela Serpro”?
▸ Processo testado/validado pela Receita para serviços automatizados, garantindo maior velocidade/estabilidade.
4. O que é necessário para buscar?
▸ Procuração ativa ou certificado do cliente (mesmo CNPJ/CPF cadastrado).
5. O que é “Reconsolidação” do parcelamento?
▸ Atualização do acordo para incluir novos débitos ou recalcular parcelas (juros/correções).
6. A plataforma traz parcelamentos reconsolidados ou a primeira guia?
▸ Não. Busca a partir da segunda guia (após consolidação).
5.2) Parcelamento – PGFN
1. Quantas guias são trazidas?
▸ Todas as pendentes são enviadas (automático e manual).
2. O que significa “Automatizado” no PGFN?
▸ Busca automatizada pela IA da plataforma (não homologada). Pode levar um pouco mais de tempo que processos homologados, mas é ágil/eficiente.
3. Cliente aparece “Encerrado”/“Não verificado”. E agora?
▸ Inclua o código do parcelamento em “Editar parâmetros” e realiza a busca manual para o cliente.
4. Atualizei guias sem informar o código. Posso atualizar de novo hoje?
▸ É necessário aguardar 1 dia para nova atualização.
5.3) Parcelamento – Receita Federal
1. Quantas guias são trazidas?
▸ Todas as pendentes (automático e manual).
2. Quais tipos são suportados?
▸ Simplificado Previdenciário e Não Previdenciário (parametrizáveis por cliente).
3. O que é necessário para buscar?
▸ Certificado do cliente ou procuração ativa (como no Simples).
4. Se marcar os dois parâmetros (Previd./Não Previd.), traz os dois?
▸ Sim. Caso o sistema não identifique vínculo com um tipo, ele desmarca o não aplicável e traz apenas o parcelamento associado.
5.4) Parcelamento – Especiais
1. Quantas guias são trazidas?
▸ Todas as pendentes (automático e manual).
2. Requisitos de busca
▸ Certificado do cliente ou procuração ativa.
3. Quais tipos são suportados?
▸ Lei 12.996/2014, Lei 11.941/2009, Previdenciário INSS, Previdenciário PERT e Especiais. Parâmetros não aplicáveis são desmarcados após a atualização.
6) DCTFWeb – Configuração e Operação
Configurações iniciais para monitorar um cliente
▸ Associe o cliente ao módulo.
▸ Parametrize buscas/envios (e-mail, WhatsApp) e revise “Ver parâmetros”.
▸ Clique em Atualizar guias para a primeira busca.
▸ Ao concluir, veja status, guias trazidas e comprovantes (quando houver).
1. Quantas guias são trazidas por busca?
▸ Apenas a do último período.
2. Quais documentos são trazidos?
▸ Guia (DARF), Recibo e Comprovante de pagamento.
3. Em quanto tempo os comprovantes são trazidos?
▸ Há uma busca diária de forma automática pelos comprovantes.
4. As guias são emitidas nos fins de semana?
▸ Sim. Envios por e-mail todos os dias; por WhatsApp, de segunda a sábado, 8h–19h caso esteja com a opção de mandar apenas no horário comercia marcada.
5. O que é uma guia retificadora?
▸ DARF gerada automaticamente após retificação da DCTFWeb.
6. O sistema envia guias retificadoras?
▸ Sim, o sistema é capaz de buscar guias retificadoras, com uma condição importante: a retificação não pode incluir uma nova fonte de dados que ainda não havia sido transmitida originalmente.
Entenda na prática:
- Funciona — Se a guia foi gerada originalmente com EFD e e-Social, e a retificação altera apenas os valores dessas mesmas fontes, o sistema identificará e importará a guia retificadora normalmente.
- Não funciona — Se a retificação adicionar uma nova fonte de dados que não constava na transmissão original (como o MIT, por exemplo), o sistema não conseguirá buscar essa guia automaticamente.
7. Quais status existem na DCTFWeb?
▸ Em dia, Sem movimento, Processando, Pendência, Sem declaração, Em andamento.
8. Como o status é atualizado?
▸ Com base no comprovante de pagamento, buscado diariamente.
9. Por que não consigo apenas “verificar pagamento” manualmente?
▸ Porque a verificação já é diária e automática.
10. Posso enviar guias com declaração incompleta?
▸ Não. Se tentar, ficará “Em andamento” e só envia após a declaração completa.
11. Posso transmitir DCTFWeb de clientes específicos?
▸ No momento, apenas geral (todos de uma vez). É necessário estar “Em andamento” no e-CAC.
12. Posso transmitir qualquer DCTFWeb pela plataforma?
▸ Somente declarações com status “Em andamento”.
13. Como funciona a transmissão pela plataforma?
▸ A plataforma confirma as apurações da DCTFWeb, evitando acessar o e-CAC apenas para confirmar.
14. O sistema traz o extrato da DCTFWeb?
▸ Ainda não (processo homologado). Assim que a SERPRO disponibilizar, será trazido.
15. Quais períodos da DCTFWeb eu consigo trazer?
▸ Apenas o último período vigente.
16. O sistema consegue gerar guias apenas com PIS e COFINS declarados?
▸ Não, devido a uma limitação da SERPRO, o sistema trás apenas quando todos impostos estiverem devidamente apurados, declarados e transmitidos.
17. Para realizar a transmissão automática da DCTFWeb, é necessário ter as informações do Reinf, e-Social e MIT?
▸ Não, caso não tenha declarado em todas as obrigações até um dia anterior a data de agendamento automático, a ferramenta pegará apenas o que tiver sido declarado e irá emitir a DARF, por isso é muito importante sempre realizar todas as declarações antes da data de agendamento automático da ferramenta.
18. Caso minha guia DCTFWeb esteja a mais de 1 período retroativo atrasada, porém esse seja o último período declarado, a Hubstrom vai recalcular a guia?
▸ Não, pois em DCTFWeb, só trás a guia referente ao último período vigente.
19. Qual a regra para os comprovantes serem anexados automaticamente e alterar o status de pagamento?
▸ A guia paga pelo cliente, deve ser gerada pelo nosso sistema, caso contrário ele trás o comprovante, porém não anexa automaticamente e nem altera o status do cliente.
7) Situação Fiscal (Relatórios, Certidões, Comprovantes, Caixas Postais)
1. O que é necessário para buscar documentos fiscais do cliente?
▸ Certificado do cliente anexado ou procuração ativa. É possível agendar data específica.
2. Não quero enviar relatórios/certidões aos clientes. Posso desabilitar?
▸ Sim. Desabilite a chave em Envios para bloquear o envio automático.
3. Cadastrei o cliente, mas ele não aparece em Situações Fiscais. Por quê?
▸ É preciso associar o cliente ao processo via “Associar cliente”.
4. Existem limites de recálculo nesta aba?
▸ Sim. Os limites são aplicados de acordo com o plano.
5. Se eu excluir e reassociar, o histórico permanece?
▸ Não. Por LGPD, o histórico não é armazenado após exclusão.
6. A ferramenta busca certidões municipais?
▸ Não. Apenas Federal e Estadual.
7. Quais portais são mais instáveis para emissão de certidões?
▸ Mato Grosso e Minas Gerais.
8) SPEDs
1. O que é SPED?
▸ Sistema Público de Escrituração Digital: envio de obrigações fiscais, contábeis e previdenciárias à Receita e demais órgãos.
2. O que significa “Ausência de SPEDs”?
▸ Que a empresa não transmitiu uma obrigação acessória do SPED no período devido.
3. Quais status existem nessa aba?
▸ Em dia, Ausência, Não informado.
4. Por que aparece “Ausente” mesmo com o cliente em dia?
▸ A busca pode ocorrer antes do vencimento (ex.: dia 15 com vencimento dia 20). Como não há nova verificação automática no dia do vencimento, o sistema sinaliza “Ausência” como alerta para não faltar pagamento.
9) Caixas Postais (detalhes)
1. Como acontecem as leituras no e-CAC e por que o sistema lê durante as buscas?
▸ Após a homologação, as mensagens não são lidas no portal; a leitura é feita na plataforma e refletida no e-CAC como lida.
2. Com que frequência as Caixas Postais são atualizadas?
▸ Com procuração ativa: diariamente.
▸ Somente certificado: a cada 7 dias.
10) FGTS Digital
1. O FGTS Digital terá algum custo adicional?
▸ Não.
2. Quais os tipos de guia que o FGTS Digital trás?
▸ Folhas de pagamento mensais integradas com eSocial. Média salarial da equipe. Total recolhido de FGTS por mês. Remuneração acumulada dos últimos 6 meses (desde dezembro de 2024). Status dos colaboradores: como ativos, afastados ou desligados. Recolhimentos mensais organizados por competência. Análise de rescisões com motivos categorizados (dispensa sem justa causa, pedido de demissão, etc).
3. O FGTS Digital é um processo homologado?
▸ Não, até o atual momento é um processo automatizado.
4. Esta disponível o parcelamento do FGTS Digital?
▸ Não, no momento a ferramenta não trás os parcelamentos do FGTS Digital.
5. Como funciona a procuração para buscar as guias em FGTS Digital?
▸ Deve ser a procuração digital, feita no portal do SPE, é muito importante ressaltar que a procuração deve ter todos os poderes marcados.
6. Nós trazemos o empréstimo ou consignado do FGTS Digital?
▸ Sim, trazemos através de uma guia mista.
7. Posso separar o empréstimo do FGTS?
▸ Não, o Empréstimo vem junto em uma guia mista.
8. Caso eu tenha o certificado digital do meu cliente incluído na minha plataforma, atrapalhará nas buscas por procuração?
▸ Não, basta as procurações estarem ativas no certificado digital da contabilidade.
9. O FGTS Digital gera a guia rescisória junto com os demais tributos ou são em guias separadas?
▸ A guia rescisória é uma guia diferente, por tanto o sistema gera ela separadamente da guia de tributos.
10. Em FGTS Digital, trazemos guias referente a quantos meses?
▸A ferramenta buscará as guias pendentes dos últimos 2 meses.
11. Posso deixar a data de agendamento do FGTS Digital, mesmo caindo num sábado?
▸Sim, caso aja guias presentes no portal, nossa ferramenta trará normalmente.
12. O sistema emite guias FGTS Digital?
▸Sim, no processo FGTS Digital, nosso sistema faz a emissão de guias.
13. Meus clientes estão processando a vários dias, quando fui no portal na aba de “Emitir guias”, tinham varias guias emitidas, foi o HubStrom que emitiu essas guias?
▸Não, essa aba é referente ao histórico de consulta, o sistema tentou consultar as guias, mas por alguma instabilidade não conseguiu trazer. Deve se basear pela aba de “Guias rápidas”, pois é por lá que de fato são emitidas as guias, ao clicar em “Emitir guias”, será de fato emitido as guias.
14. Consigo enviar a guia rescisória do FGTS Digital separadamente?
▸Não, todas as obrigações são enviadas em uma guia mista.
15. É possível ver o consignado das guias FGTS Digital?
▸Sim, no modal de débitos, é exibido os débitos do consignado.
16. Um usuário com o cadastro de colaborador consegue acessar os dados do FGTS Digital da própria empresa?
▸Não, o acesso a própria empresa é restrito somente a Administradores.
17. Porque aparece o status “Certificado Inválido” em FGTS Digital, sendo que as buscas são somente por procurações digitais?
▸Esse status indica que é necessário verificar o certificado digital da contabilidade, pois o sistema não esta conseguindo utilizar dele para acessar as procurações.