Criação de modelos
No TaskHub, os modelos são estruturas pré-configuradas de processos ou tarefas que servem como ponto de partida para novas criações.
Em vez de criar cada processo manualmente do zero, você pode usar um modelo já definido, que traz:
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Fluxo padrão de etapas – sequência organizada de tarefas que se repetem em processos semelhantes;
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Configurações pré-definidas – como responsáveis, prazos, lembretes e dependências;
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Padronização – garante que processos internos sejam seguidos sempre da mesma forma, reduzindo erros e aumentando a eficiência.
Na prática, os modelos funcionam como “receitas prontas”: você escolhe um, adapta os detalhes quando necessário e executa o processo de forma rápida e consistente.
Para efetuar a gestão e criação dos seus modelos primeiramente selecione a opção modelos no menu da parte superior da tela:
Nós disponibilizamos modelos prontos, pensados especialmente para a rotina do contador, que podem ser importados e utilizados na criação de processos.
Para acessar, selecione a seguinte opção:
Na tela de modelos, você terá acesso a uma lista completa que pode ser filtrada de acordo com:
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Nome do modelo
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Regime tributário
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Departamento responsável
Assim, você encontra rapidamente o modelo mais adequado à necessidade do seu escritório.
Caso você não encontre entre os modelos disponíveis um processo que atenda à sua rotina, é possível criar um modelo manualmente.
Para isso, acesse a opção:
Na criação manual, você poderá personalizar:
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Nome do processo
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Prazo de execução
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Tarefas necessárias para a conclusão
Dessa forma, o modelo ficará totalmente adaptado à realidade do seu escritório.
O modelo, após ser criado ou importado, poderá ser selecionado da lista. É nesse momento que você definirá os critérios para a criação do processo. Entre as configurações possíveis estão:
Regime tributário
Você poderá definir qual regime receberá o processo.
Clientes e exceções
Dentro dos regimes selecionados, é possível determinar se um cliente específico fará parte do processo ou se será tratado como exceção.
Tarefas
No campo de tarefas, você poderá editar, acrescentar ou remover etapas do modelo.
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Cada tarefa funciona como um ingrediente na receita do processo.
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É possível definir o departamento responsável, o colaborador responsável, anexar documentos e até marcar a obrigatoriedade desses documentos para a conclusão da tarefa ou para envio ao cliente.
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Também é possível criar uma tarefa monitorhub, que vincula atividades automáticas aos processos.
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Exemplo: quando a PGDAS é enviada automaticamente pelo MonitorHub, a tarefa vinculada no TaskHub é concluída automaticamente.
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Prazo
Você poderá definir o prazo de duas formas:
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Data mensal fixa – determinar um dia específico de vencimento, escolher a competência, estabelecer um prazo meta e indicar se o processo gera multa em caso de atraso.
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Tempo estimado – definir que, a partir da data de criação, o processo deverá ser concluído em até “x” dias.
Recorrência
É possível ativar a recorrência do processo, determinando se ele será gerado novamente:
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Uma vez por mês
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A cada dois meses
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A cada três meses
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A cada seis meses
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Uma vez por ano
Importante: a recorrência só pode ser configurada em processos com data mensal fixa.
Critérios estabelecidos com sucesso, você poderá gerar o processo pela seguinte opção:
