TaskHub - FAQ

FAQ – TaskHub | HubStrom

Tarefas e Processos

1. Como funciona a conclusão de uma tarefa com documento obrigatório?
▸ Para a conclusão da tarefa é necessário anexar o documento que ela exige.

2. Quais são os status de tarefa existentes?
▸ Existem três status:

• Pendente: A tarefa ainda não foi iniciada.

• Em andamento: A tarefa já começou, mas ainda não foi concluída.

• Concluída: A tarefa foi devidamente concluída.

3. É possível criar processos com recorrência mensal?
▸ Sim, ao criar um processo é possível escolher a recorrência.

4. O TaskHub faz o envio dos documentos, ou é somente através do Connect?
▸ O TaskHub também é capaz de enviar documentos, inclusive integrando com o Connect.

5. Existe limite para a criação de processos?
▸ Não há limite para a criação de processos; o contador pode inserir quantos processos desejar.

6. É possível criar formulários para preenchimento no Task?
▸ Sim, é possível criar formulários para diversas funções.

7. Como realizar o processo de apenas uma empresa?
▸ Siga os passos:
a. Acesse a aba "Modelos" e crie o modelo do processo que será utilizado.
b. Vá para a aba "Processos" e clique em "+ Adicionar Processo".
c. Selecione a empresa desejada e escolha o processo que será monitorado para essa empresa.

8. Alterações em modelos afetam processos já criados?
▸ Não. Processos já gerados permanecem inalterados mesmo após modificações no modelo original. As alterações só impactam novos processos.

9. A exclusão de um modelo também exclui os processos?
▸ Não. A exclusão de um modelo não apaga os processos já criados. Para isso, é necessário excluir os processos manualmente.

Configurações, Clientes e Certificados

10. Como atribuir um colaborador responsável para cada empresa?
▸ Siga os passos:
a. Acesse o TaskHub e configure os colaboradores por departamento.
b. Vá à aba "Clientes" e clique em "Editar Cliente" para a empresa desejada.
c. Selecione o colaborador responsável por cada departamento associado.

11. Os colaboradores podem visualizar os processos uns dos outros?
▸ Depende da configuração de permissões:

• Sem permissões ativadas: o colaborador não terá acesso a nenhum processo, nem mesmo aos próprios.

• Com permissão "TaskHub" ativada: o colaborador verá apenas seus próprios processos.

12. É possível anexar documentos a uma tarefa sem habilitar o documento obrigatório?
▸ Sim. É possível anexar documentos mesmo que o campo de documento obrigatório não esteja ativado.

13. Um processo com recorrência aparece duas vezes na aba de processos?
▸ Sim. Os prazos são organizados em pares de meses (ex: dezembro/janeiro), então cada recorrência mensal será exibida duas vezes com prazos distintos para a mesma empresa.

14. Como identificar a empresa em um processo criado para um cliente não cadastrado?
▸ Não é possível incluir o nome da empresa no título do processo. Como alternativa, use a seção de comentários para registrar o nome da empresa e facilitar a organização.

15. Como configurar um processo com vencimento apenas no mês seguinte?
▸ Siga os passos:
a. Certifique-se de que o prazo é mensal e fixo.
b. Crie o modelo e clique em "Gerar Processos".
c. Ative a recorrência.
d. Em "Data de Vencimento", selecione o mês desejado.

16. O envio do documento para o cliente é automático ao concluir a tarefa?
▸ Sim. Selecione a função +Documento → Editar configurações de documentos → Enviar automaticamente ao cliente. Assim, assim que a tarefa for concluída, o envio será realizado automaticamente.

17. Por que um colaborador não consegue alterar o status da tarefa?
▸ O colaborador só consegue alterar o status da tarefa se ele for o responsável por ela.